Piše: Marko Dadić, konsultant u Egzakta Advisory
Poslednjih nekoliko decenija, projektno organizovanje aktivnosti je jedan od glavnih načina na koji organizacije sprovode promene u svom poslovanju. Uglavnom, osnovna aktivnost kompanije se smatra „operativnim poslom“, tj. „run the business“, dok se inicijative koje imaju za cilj da promene neki deo poslovanja organizuju kao projektne inicijative. U zavisnosti od zrelosti i strategije organizacije, projektne inicijative mogu biti manje ili više strukturirane, ali ih u svakom slučaju karakterišu sledeće ključne karakteristike:
- Imaju jasno definisan poslovni cilj
- Resursno su ograničene
- Projekti se ne ponavljaju
Iako skoro sve organizacije danas sprovode projekte, procene uspešnosti projekata su vrlo obeshrabrujuće. Prema nekim istraživanjima, i do 70% projekata organizacije smatraju neuspešnim, pri čemu veći deo ovih projekata smatraju neuspešnim zbog probijanja planiranog budžeta. Imajući to u vidu, prostor za unapređenje praksi u upravljanju projektima je izuzetno veliki, te su u ovom tekstu izdvojene neke od najvećih grešaka koje se viđaju u praksi upravljanja projektima.
- Odabrali ste pogrešnu metodologiju za vođenje projekta
Dve najčešće prisutne projektne metodologije se mogu klasifikovati u tradicionalnu („waterfall“) ili agilnu, a obe krajnosti nose svoje prednosti i mane. Za koju god metodologiju da se odlučite, ključno je da bude odgovarajuća za konkretan projekat. Ukoliko se izabere pogrešna, vrlo je verovatno da će ta metodologija zahtevati beskorisnu birokratiju na projektu i/ili imati neodgovarajući nivo fleksibilnosti. Tipičan primer koji se koristi je: da li biste želeli da koristite agilnu metodologiju koja podstiče naknadno otkrivanje obima projekta prilikom izgradnje mosta? Izvesno da ne, s obzirom na to da su infrastrukturni projekti tipičan primer kada je potreban veći nivo izvesnosti i predvidivosti na početku projekta.
- Ne bavite se ozbiljno upravljanjem rizicima
Koliko god je organizacija zrela, tim kvalitetan, podrška projektu jaka, rizici na projektu uvek postoje i najveća greška koja se može napraviti jeste da se ne prepoznaju pravovremeno kako bi se njima upravljalo. U praksi se često nailazi na pitanje: „Zašto je važno da se bavimo nekim hipotetičkim situacijama i trošimo vreme na to pre nego što se one i dese“. Razloga je mnogo, a ovo su samo neki od njih:
- Proces identifikacije rizika stavlja projektni tim u situaciju da proaktivno razmisli o mogućim scenarijima odvijanja projekta i pripremi se na iste
- Identifikacija rizika često „tera“ da se izgovore neke istine o kojima se ne priča javno
- Upravljanje rizicima uključuje sve učesnike na projektu, od operativnih članova do izvrsnih sponzora, te pričanje o rizicima povećava nivo transparentnosti na svim nivoima
- Ukoliko se neki od rizika ostvari, veća je šansa da će se korektivne aktivnosti sprovesti po unapred definisanom odgovoru na rizik, hladne glave i smireno
- Ne koristite adekvatan softverski alat za upravljanje projektom
Pored velikog broja savremenih alata za upravljanje projektima koji često nude i besplatne ili vrlo povoljne modele korišćenja, vođenje projekta u „Excelu“ se još uvek često sreće. Iako nespecijalizovani alati mogu pokriti neke od potreba upravljanja projektima, poput popisa projektnih aktivnosti, specijalizovani alati nude veliki broj benefita i povećavaju šansu da projekat bude uspešan, uključujući:
- Mogućnost praćenja projektnih indikatora u realnom vremenu (KPIs)
- Mogućnost automatizovanog izveštavanja koje povećava nivo razumevanja i transparentnosti na projektu
- Sistematizovanu projektnu dokumentaciju i komunikaciju, čime se štedi vreme utrošeno na „overhead“ aktivnosti
- Projekat nema adekvatnu podršku menadžmenta i upravljačke strukture
Ovaj problem se ređe sreće u manjim organizacijama, ali u većim kompanijama i korporacijama prepoznaje se kao jedan od ključnih faktora koji može „ubiti projekat“. Menadžment kompanije koji nije aktivno uključen u projekat često može usporiti proces projektnog odlučivanja, ali i direktno blokirati progres projekta donošenjem odluka koje utiču na dostupnost resursa projektu ili uvođenje dodatnih kompleksnosti i rizika. Zbog svih tih razloga, od ključnog je značaja definisati odgovarajuću upravljačku strukturu i procese na projektu, i tek onda, na pravi način angažovati projektne sponzore.
