OD 2022. GODINE ZAKON NALAŽE OBAVEZNU UPOTREBU ELEKTRONSKE FAKTURE – ŠTA DOBIJAMO
Piše: Ivana Višnjić, senior direktor u
konsultantskoj kući Egzakta Advisory
Na samu reč faktura, većini je sinonim soba puna registratora sa gomilom papira koji čame i čekaju da vreme dozvoli da odu u arhiv ili centar za reciklažu. Stoje, skupljaju prašinu, a kada je potrebno naći neku konkretnu to se pretvori u nemoguću misiju, ili noćnu moru. Oduvek mi je ideja štampanja svake u dva, tri ili više primeraka bila potpuno besmislena, pa sve to nekoliko hiljada puta na dan u nekim kompanijama, kao da im je primarna delatnost „štamparija“ kojima bi na obimu pozavideli i neki profesionalni sistemi. Jedna preduzetna direktorka, koju sam imala zadovoljstvo da upoznam, išla je dotle da osmisli brže načine bušenja papirnih faktura i pakovanja i razvrstavanja u registratore. O količini ekološke štete koju naprave trošenjem papira i tonera ne moramo ni da pričamo. Pa čak i o kvadraturi korisnog prostora koji negde zauzimaju. Svojevremeno mi je jedan klijent rekao da je kupio više desetina kontejnera za arhivu faktura.
Ali uvek postoji svetlost na kraju tunela. Poslednjih nekoliko godina je promenom zakonske regulative u Srbiji došlo do porasta pojave elektronskih faktura. Ovo je uglavnom bilo na dobrovoljnoj bazi i najčešće se ogledalo u PDF dokumentu koji je dobavljač slao kupcu na mejl. Ali, da li je to baš elektronska faktura ili samo digitalni papir, imajući u vidu da je primalac najčešće tu fakturu odštampao i stavio u gore pomenuti registrator, a čak je bilo onih koji su PDF fakturu tretirali kao informaciju i insistirali da elektronski dokument dobiju i poštom. Sa pozitivne strane, gledajući na smanjenje karbonskog otiska, ovakva elektronska faktura jeste napredak, niko je nije vozio i trošio gorivo, stigla je instant, nije izgubljena u prevozu, štampana je možda jednom, sigurno ne dva ili više puta, ali je i dalje njene elemente neko prekucavao da bi ih uneo u svoj informacioni sistem. Mali korak ka potpunoj elektronskoj fakturi je napravljen.
Dodatno pitanje koje mnogi zaboravljaju jeste da li je u redu tako primljenu fakturu odštampati i staviti u registrator ili treba imati adekvatan sistem za čuvanje elektronski primljenih faktura. U moru onih koji pokušavaju da objasne kakve sve prednosti ovi sistemi donose, mislim da smo zaboravili na ovo vrlo važno pitanje i objasnili korisnicima da se elektronske fakture moraju čuvati elektronski i kakvi su za to sistemi potrebni. Bez obzira na to koliko je sistem mali, on uvek mora imati IT strategiju da bi se prilagodio digitalnim promenama.
Od naredne godine, zakonska regulativa nalaže obaveznu upotrebu elektronske fakture prvo ka državnim organima, a kasnije i između svih poslovnih subjekata. I da li ćemo tada napokon dobiti digitalnu fakturu? Mislim da smo na odličnom putu da se to i desi. Ekološka faktura koju iščekujemo nije samo dokument koji će štedeti papir, toner i gorivo ili biti poslat mailom, već je to elektronski zapis, poslat iz jednog sistema, preko informacionih posrednika, i primljen u drugi sistem. Time će se na minimum smanjiti prekucavanje i manuelni rad operatera, računovođa i knjigovođa. Oni će postati kontrolori procesa koji će se baviti kvalitetom informacija.
Da li će biti teško? Da, hoće. Da li će onima kojih je najviše po obimu, biti potrebno vreme da se prilagode i nađu optimalan način korišćenja? Da, hoće. Da li će potpuno digitalni način prenosa faktura doneti transparentnost svima u ovom procesu? Da. Mislim da hoće. I to je ono što moramo da zapamtimo. Ako ste ikada bili na poziciji da su fakture deo vašeg posla, sigurno ste čuli da je faktura ostala zaboravljena u fioci, ili je onaj pomenuti PDF završio u „junk“ mejlu; nadamo se će ova potpuno digitalna faktura to odneti u zaborav. Kvalitetne i ažurne informacije u poslovnim knjigama svih korisnika u sistemu, omogućavaju nam da brže i kvalitetnije upravljamo svojim poslovanjem i da se bavimo najviše svojom primarnom delatnošću, da stvaramo i unapređujemo svoje kompanije, a ne da budemo efikasniji sa papirom i arhivama.
Potpuno ekološka faktura će trošiti samo struju, a o ekološkim načinima proizvodnje struje možemo pričati neki drugi put.
